 | https://digital.rotary.de/ro.cas/termine/meeting_externe_praesenzen.html |
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Jeder Rotary Club freut sich über Besuche aus anderen Clubs. In der Vergangenheit wurden Präsenzkarten ausgegeben.
In dieser Beschreibung unterscheiden wir zwischen externen Präsenzen von Gästen, die unseren Club besuchen, und den externen Präsenzen unserer Mitglieder in einem anderen Club. Weiter unten wird beschrieben, wie die externe Präsenz einer rotarischen Veranstaltung erfasst wird.
Wenn die teilnehmenden Personen Mitglieder in einem deutschen Rotary Club sind, lassen sich die Präsenzen direkt bei den Daten zu diesem Mitglied speichern.
Um die Teilnahme eines rotarischen Gastes im Club einzutragen öffnen Sie zunächst den Termin des Meetings. Dann wechseln Sie auf die Registerkarte Teilnahme.
Abbildung 1: Erfassung externer Präsenzen im Termineintrag
Hinweis: Die Möglichkeit, dies zu erfassen, befindet sich unter der Liste der Mitglieder.
Zur Erfassung eines Gastes klicken Sie auf den Stift 
, anschließend auf das Pluszeichen 
in dem unteren Bereich rotarische Teilnehmer und Gäste.
Abbildung 2: Als Beispiel sehen Sie hier die eingetragene Auswärtspräsenz von Wiltraut Treffuren vom RC Bröckedde-Land.
Nach der Auswahl des Namens eines Rotariers wird der Heimatclub automatisch angezeigt. Das Programm bietet die Möglichkeit, die angemeldeten Teilnehmer zu erfassen. Sie dienen so lange nur der Information, bis der Schalter Anwesend (Gast) gesetzt ist. Nach dem Speichern 
wird die Präsenz gezählt.
Die Präsenz wird dem rotarischen Gast im Heimatclub direkt gutgeschrieben. Der Gast wird auf dem Protokoll im eigenen Club nicht gezeigt, weil das Programm nicht entscheiden kann, in welchem Protokoll er erwähnt werden soll.
Die Anwesenheit wird aber in der Teilnehmerliste des gastgebenden Clubs angezeigt. Darüber hinaus findet sich ein Eintrag in der Auflistung der Präsenzen des jeweiligen Mitglieds.
Neben den regulären Meetings eines Clubs gibt es sonstige Veranstaltungen, für die eine Präsenz gutgeschrieben werden kann. Beispiele sind Hands-On-Aktionen oder Distrikt-Veranstaltungen.
Diese werden nach der Veranstaltung in der Regel beim darauffolgenden Meeting eingetragen, nicht zuletzt damit sie auf dem Protokoll erscheinen.
Eine externe Präsenz wird in der Registerkarte Ersatz-Präsenzen in einem der folgenden Meeting-Termine eingetragen. Im Protokoll dieses Meetings wird dann die Ersatz-Präsenz aufgeführt.
Abbildung 3: Erfassung externer Präsenzen in einem Termin
Zur Erfassung klicken Sie auf den Stift und geben Sie den Namen des Mitglieds ein, welches eine externe Veranstaltung besucht hat.
Abbildung 4: Suche nach einem Mitglied zur Erfassung einer Ersatz-Präsenz
Nach der Auswahl des Mitglieds müssen Sie nur noch das Datum der Veranstaltung und einen kurzen Hinweis auf die Veranstaltung erfassen. Aktivieren Sie den Schalter Auswärts-Präsenz, wenn die Veranstaltung keine Veranstaltung Ihres Clubs war.
Abbildung 5: Eingetragene Auswärtspräsenz
Ist die Präsenz erfasst, so wird das Programm diese in dem Protokoll des Termins anzeigen, in dem sie erfasst wurde.
Abbildung 6: Darstellung der Auswärts-Präsenz im Meetingprotokoll
Damit ist die Erfassung einer Externen Präsenz abgeschlossen.
IFMR = International Fellowship of Motorcycling Rotarians