 | https://digital.rotary.de/ro.cas/organisation/aemter_eintragen.html |
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Zum Ende des Kalenderjahres ist es nach den Statuten von Rotary erforderlich, dass die Clubversammlungen die Crew des folgenden rotarischen Jahres wählen. Nach der Wahl werden die Daten in RO.CAS erfasst, damit die neuen Amtsträger in das Mitgliederverzeichnis übernommen werden können und einige der Ämter an Rotary International gemeldet werden können.
Die Einstellungen sind für Clubs und Distrikte ein wenig unterschiedlich. Wir erläutern die Zuordnung der Ämter am Beispiel eines Clubs. In einem letzten Abschnitt erläutern wir die Besonderheiten im Distrikt.
Die Ämter werden im Menü Organisation in der Registerkarte Ämter eingetragen. Hier wählen Sie zunächst den neuen Zeitraum aus.
Abbildung 1: Liste der Standardämter (unter Standard Ämter) im Club
RO.CAS unterscheidet zwischen Standard Ämtern, die in allen Clubs übereinstimmend sind. Dann verfügt das Programm noch über die Möglichkeit, für den Club individuelle Ämter zu erfassen.
Hinweis: Die Individuellen Ämter werden nicht in den öffentlich zugänglichen Medien veröffentlicht. Sie können aber per E-Mail adressiert werden.
Darüber hinaus stellt das Programm noch externe Ämter zur Verfügung. Das sind zum Beispiel Externe Sekretariate. Wie diese anlegt werden, lesen Sie hier.
Um einem Amt eine Person zuzuordnen, die dieses in dem kommenden rotarischen Jahr ausfüllt, klicken Sie zunächst auf den 
Stift.
Abbildung 2: Liste der Clubämter im Änderungsmodus
Klicken Sie auf den Stift in der Zeile, in der Sie Änderungen vornehmen möchten. Setzen Sie die Schreibposition in das Feld Person und tippen Sie die ersten Buchstaben der Person, die das Amt einnehmen soll.
Abbildung 3: Auswahl einer Person, der das Amt zugewiesen wird
Sobald der gewünschte Name in der Liste erscheint und blau unterlegt ist, klicken Sie auf den blauen Bereich. Nun wird die Person dem Amt zugewiesen.
Tipp: Wenn neue Amtsträger von bestehenden Amtsträgern eingewiesen werden sollen, legen Sie den Zeitraum für den Beginn des Amts ein wenig nach vorne. Dann läuft die Berechtigung für den Zugriff ab dem von Ihnen eingegebenen Datum.
Sie können nun weitere Ämter mit Personen verbinden. Im Anschluss daran klicken Sie auf das 
Speichern-Symbol, um die Eintragungen dauerhaft zu speichern.
Abbildung 4: Eingetragener Vorstand
Hinweis: Nach dem Speichern springt das Programm auf das aktuelle rotarische Jahr zurück. Bitte prüfen Sie vor der Eingabe, dass Sie das korrekte rotarische Jahr in der Auswahl Zeitraum ausgewählt haben.
Personen, die ein Amt im Distrikt übernehmen, sollten zunächst als Sonstige Personen in den Distrikt übernommen werden. Damit stellen Sie sicher, dass Sie die Zugriffsberechtigungen für das rotarische Amt im Distrikt korrekt einstellen können.
Starten Sie also zunächst die Personenverwaltung. Stellen Sie die Liste der anzuzeigenden Personen auf Sonstige ein.
Abbildung 5: Einschränkung der Darstellung von Personen über die Einstellung Sonstige in der Personenverwaltung des Distrikts
Klicken Sie auf das Stift-Symbol, um eine neue Person hinzuzufügen. Tragen Sie hier den Nachnamen der Person ein, die ein Distriktamt übernehmen soll. Wird die Person in der rechten Spalte angezeigt, können Sie die Daten mit einem Klick auf den Datensatz übernehmen.
Abbildung 6: Ergebnis einer Suche bei der Anlage einer "Sonstigen Person"
Wählen Sie nun die fehlenden Daten aus und stellen als Zugehörigkeits-Typ "Sonstige" ein. Das Programm stellt eine Verknüpfung zwischen dem Personendatensatz im Club und dem Distrikt her.
Jetzt können Sie die Person mit einem Amt verbinden.
Hinweis: Achten Sie darauf, dass der Zugehörigkeits-Beginn vor dem Beginn der Amtszeit liegt.
Durch die Zuweisung zu einem Amt wird der Person die Berechtigung zur Nutzung von RO.CAS mit Distriktfunktionalität gegeben.