 | https://digital.rotary.de/ro.cas/schnittstellen/semda_error_mitgliederdaten.html |
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Auf dieser Seite beschreiben wir die Fehlermeldungen der SEMDA-Schnittstelle und welche Eintragungen Sie in RO.CAS prüfen müssen, um den Fehler zu beheben.
Fehler:
Die SEMDA-Schnittstelle hat festgestellt, dass bei einem Ihrer Mitglieder in RO.CAS Pflichtdaten fehlen oder fehlerhaft eingetragen sind.
Konsequenz:
Solange nicht alle Pflichtdaten korrekt vorliegen, können die aktuellen Daten Ihres Mitglieds nicht bei Rotary International (MY ROTARY) gemeldet werden und hierdurch ggf. alte und nicht mehr korrekte Daten Ihres Mitglieds bei Rotary International (MY ROTARY) nicht ersetzt werden.
Hierdurch können Mitgliederzugänge, -abgänge oder ein Wechsel der Zugehörigkeits-Art nicht bei Rotary International eingetragen werden und Mitgliederdaten nicht in MY ROTARY aktualisiert werden.
Bei einem Mitgliederzugang; -abgang oder Wechsel der Zugehörigkeits-Art kann dies bedeuten, dass Ihr Mitglied:
Empfänger:
SEMDA-Fehlermeldungen werden per E-Mail an folgende Empfänger versendet:
Sende-Zeit, Sende-Häufigkeit und Fehler-Darstellung:
Diese SEMDA-Fehlermeldungen werden automatisch jeden Tag erzeugt und versendet.
Die SEMDA-Schnittstelle steuert die Sende-Zeiten, Sende-Häufigkeiten und Darstellungen von allen Fehlermeldungen selbständig. Unser SEMDA-Team hat leider keine Möglichkeit:
Wir verweisen daher häufig auf einen Beitrag auf https://digital.rotary.de, wo Sie alle hilfreichen Informationen für eine Art von Fehlermeldung – z.B. Club- oder Mitglieder-Daten – finden werden.
Pflichtdaten für RI:
Freiwillige Daten für RI:
Clubwechsel-Regeln:
Bei einem Clubwechsel muss zwischen dem Zugehörigkeits-Ende im abgebenden Club und dem Zugehörigkeits-Beginn im aufnehmenden Club immer mindestens ein Tag liegen. Überschneidende und damit gleichzeitige Aktivmitgliedschaften sind bei Rotary nicht zulässig.
Sollte in RO.CAS die Daten-Eingabe der Abmeldung im alten Club und die Anmeldung im neuen Club jedoch am gleichen Tag geschehen, erhalten Sie leider immer die SEMDA-Fehlermeldung: „Die SEMDA-Schnittstelle hat bei Ihrem neuen Mitglied festgestellt, dass der bisherige Club das Mitglied noch nicht oder noch nicht erfolgreich abgemeldet hat".
Selbst wenn sich das Zugehörigkeits-Ende im abgebenden Club und der Zugehörigkeits-Beginn im aufnehmenden Club nicht überschneiden. Es ist über die SEMDA-Schnittstelle nicht möglich, die Abmeldung und Anmeldung eines Mitglieds am gleichen Tag an Rotary International zu übermitteln.
Bitte warten Sie deshalb bei dieser SEMDA-Fehlermeldung immer einen Tag, bevor Sie den abgebenden Club darum bitten, dass Mitglied abzumelden.
Sollte ein Amtsträger den Club wechseln, muss das Amt immer vor dem Clubwechsel beendet werden und das Amt bis zum Ende des rotarischen Jahres durch ein anderes Mitglied besetzt werden.
In einem neu gegründeten Rotary Club, können zum Charter-Datum nur die bei Rotary International gemeldeten Gründungsmitglieder beitreten (Charter-Datum = Zugehörigkeits-Beginn).
Charter-Mitglieder werden von Rotary International in MY ROTARY immer automatisch in den neu gegründeten Club zum Charter-Datum transferiert. Bitte sorgen Sie als neugegründeter Club dafür, dass der Clubwechsel Ihrer Mitglieder ebenfalls in RO.CAS schnellstmöglich eingetragen wird (Zugehörigkeits-Ende in alten Club: Charter-Datum minus 1 Tag).
30-Tage-Regel bei Mitglieder-Zugängen und -Abgängen:
Rotary International übernimmt den in RO.CAS eingetragenen Zugehörigkeits-Beginn oder das Zugehörigkeits-Ende nur, wenn
Werden Pflichtdaten zu spät hinterlegt, nimmt Rotary International, die in RO.CAS eingetragen Zugehörigkeits-Beginn/Ende Daten nicht an und ersetzt Sie automatisch durch das Datum, an dem alle Pflichtdaten korrekt hinterlegt werden minus 30 Tage.
Beispiel:
Der in RO.CAS eingetragene Zugehörigkeits-Beginn eines neuen Mitgliedes:
01.01.2021
Datum, an dem die kompletten Pflichtangaben beim Mitglied korrekt hinterlegt werden:
16.02.21
Der an Rotary International übertragene Zugehörigkeits-Beginn des Mitgliedes wäre damit der 17.01.21 (16.02.21 minus 30 Tage).
Der Club wird hierüber mit einer automatischen SEMDA-E-Mail informiert.
Sollten Sie für Mitglieder nicht alle Pflichtangaben innerhalb der 30-Tage-Frist korrekt hinterlegt haben und dadurch falsche Zugehörigkeits-Beginn- oder Zugehörigkeits-Ende-Daten in MY ROTARY hinterlegt worden sein, können Sie bei Rotary International nachträglich eine Ändeurung der Daten beantragen.
Schreiben Sie hierfür bitte, in englischer Sprache, eine freundliche E-Mail an data@rotary.org. Hilfreiche Vorlagen für Standardschreiben an den Data Service von Rotary International finden Sie hier.
Rotary International wird die Mitglieder anhander der neuen Zugehörigkeits-Beginn-Daten dann anteilig nachberechnen.
Bei Clubwechseln – besonders bei internationalen Clubwechseln – führen zu spät hinterlegte Pflichtdaten im abgebenden Club häufig dazu, dass beim aufnehmenden Club der im CMS (Club Management System – z.B. RO.CAS) eingetragene Zugehörigkeits-Beginn nicht korrekt an MY ROTARY gemeldet werden kann, da dies sonst zu unzulässigen, gleichzeitigen Aktivmitgliedschaften führen würde.
Bitte informieren Sie in diesem Fall den abgebenden Club, dass die Abmeldung des Mitglieds noch nicht erfolgreich nach MY ROTARY übertragen wurde und einigen Sie sich mit dem Club, über für Sie beide passende Zugehörigkeits-Beginn und Ende Daten des Mitglieds.
Halbjahresrechnungen für Mitglieder zum 01.07 und 01.01:
Die Halbjahresrechnungen von Rotary International basieren auf Ihrer Mitgliederzahl zum 01.07. und 01.01. des jeweiligen rotarischen Jahres und werden ca. eine Woche später angefertigt.
Nachdem die Halbjahresrechnungen erstellt worden sind, ist es nicht mehr möglich Aktivmitglieder zu oder vor den Stichtagen abzumelden! Nur für Ehrenmitgliedern ist dies weiterhin möglich, da für diese von Rotary International keine Mitgliedergebühren erhoben werden.
Werden Aktivmitglieder verspätet zum 01.07 oder 01.01 angemeldet, berechnet Rotary International diese Mitglieder nach.
Werden Aktivmitglieder verspätet zum oder vor dem 30.06 oder 31.12 abgemeldet und wurden hierdurch schon in der Halbjahresrechnung berechnet, erstattet Rotary International leider keine Gebühren.
Bitte tragen Sie die fehlenden Daten ein bzw. korrigieren Sie die Fehler in den Daten.
Sollten Sie Fehler nicht selbst korrigieren können oder Hilfe bei Ihrer SEMDA-Fehlermeldung benötigen, melden Sie sich bitte bei unserem unten genannten SEMDA-Beauftragten. Unser SEMDA-Beauftragter steht Ihnen jederzeit zur Verfügung und wird Ihnen sehr gerne helfen.
Das Feld Nachname ist in RO.CAS fehlerhaft eingetragen.
Regeln von Rotary International/SEMDA für das Feld Nachname:
Das Feld Vorname ist in RO.CAS fehlerhaft eingetragen.
Regeln von Rotary International/SEMDA für das Feld Vorname:
Das Feld Anrede ist in RO.CAS fehlerhaft eingetragen.
Regeln von Rotary International/SEMDA für das Feld Anrede:
Das Feld Akad. Titel v.d.N. ist in RO.CAS fehlerhaft eingetragen.
Regeln von Rotary International/SEMDA für das Feld Akad. Titel v.d.N.:
Das Feld Geburts-Datum ist in RO.CAS fehlerhaft eingetragen.
Regeln von Rotary International/SEMDA für das Feld Geburtsdatum:
Hinweis: Rotary International übernimmt automatisch keine Geburtstage über 100 Jahre. Für alle Mitglieder über 100 Jahre sendet die SEMDA-Schnittstelle eine automatische E-Mail an Rotary International (data@rotary.org), mit der die Übernahme des Geburtsdatums beantragt wird. Sie erhalten eine Kopie dieser E-Mail (Ihre E-Mail-Adresse steht in CC). Es ist keine Aktivität durch Sie erforderlich.
Das Feld Straße, Nr. ist in RO.CAS fehlerhaft eingetragen oder fehlt noch.
Regeln von Rotary International/SEMDA für das Feld Straße, Nr.:
Hinweis: Die private Anschrift ist eine Pflichteingabe. Rotary International sendet Post ausschließlich an die private Anschrift der Mitglieder. Aus diesem Grund sendet die SEMDA-Schnittstelle ausschließlich an die private Anschrift an Rotary International.
Fehlt bei neuen Rotariern die Angabe der privaten Anschrift, können diese nicht bei MY ROTARY automatisch angelegt und damit nicht bei Rotary International aufgenommen werden. Bei diesen Mitgliedern fehlt deshalb immer die RI-Nummer.
Wurde in einem Personendatensatz die private Anschrift entfernt und es ist nur noch die berufliche Anschrift vorhanden, sendet die SEMDA-Schnittstelle Fehlermeldungen für Invalid or missing PostCode und City.
Das Feld PLZ ist in RO.CAS fehlerhaft eingetragen oder fehlt noch.
Regeln von Rotary International/SEMDA für das Feld PLZ:
Hinweis: Die private Anschrift ist eine Pflichteingabe. Rotary International sendet Post ausschließlich an die private Anschrift der Mitglieder. Aus diesem Grund sendet die SEMDA-Schnittstelle ausschließlich an die private Anschrift an Rotary International.
Fehlt bei neuen Rotariern die Angabe der privaten Anschrift, können diese nicht bei MY ROTARY automatisch angelegt und damit nicht bei Rotary International aufgenommen werden. Bei diesen Mitgliedern fehlt deshalb immer die RI-Nummer.
Wurde in einem Personendatensatz die private Anschrift entfernt und es ist nur noch die berufliche Anschrift vorhanden, sendet die SEMDA-Schnittstelle Fehlermeldungen für Invalid or missing PostCode und City.
Das Feld Bundesland ist in RO.CAS fehlerhaft eingetragen oder fehlt noch.
Regeln von Rotary International/SEMDA für das Feld Bundesland:
Hinweis: Die private Anschrift ist eine Pflichteingabe. Rotary International sendet Post ausschließlich an die private Anschrift der Mitglieder. Aus diesem Grund sendet die SEMDA-Schnittstelle auch nur ausschließlich die private Anschrift an Rotary International.
Fehlt bei neuen Rotariern die Angabe der privaten Anschrift, können diese nicht bei MY ROTARY automatisch angelegt und damit nicht bei Rotary International aufgenommen werden. Bei diesen Mitgliedern fehlt deshalb immer die RI-Nummer.
Wurde in einem Personendatensatz die private Anschrift entfernt und es ist nur noch die berufliche Anschrift vorhanden, sendet die SEMDA-Schnittstelle die Fehlermeldungen Invalid or missing PostCode und City.
Das Feld Stadt ist in RO.CAS fehlerhaft eingetragen oder fehlt noch.
Regeln von Rotary International/SEMDA für das Feld Stadt:
Hinweis: Die private Anschrift ist eine Pflichteingabe. Rotary International sendet Post ausschließlich an die private Anschrift der Mitglieder. Aus diesem Grund sendet die SEMDA-Schnittstelle ausschließlich die private Anschrift an Rotary International.
Fehlt bei neuen Rotariern die Angabe der privaten Anschrift, können diese bei MY ROTARY nicht automatisch angelegt und damit nicht bei Rotary International aufgenommen werden. Bei diesen Mitgliedern fehlt deshalb immer die RI-Nummer.
Wurde in einem Personendatensatz die private Anschrift entfernt und es ist nur noch die berufliche Anschrift vorhanden, sendet die SEMDA-Schnittstelle Fehlermeldungen für Invalid or missing PostCode und City.
Das Feld Land ist in RO.CAS fehlerhaft eingetragen oder fehlt noch.
Regeln von Rotary International/SEMDA für das Feld Land:
Hinweis: Die private Anschrift ist eine Pflichteingabe. Rotary International sendet Post ausschließlich an die private Anschrift der Mitglieder. Aus diesem Grund sendet die SEMDA-Schnittstelle ausschließlich an die private Anschrift an Rotary International.
Fehlt bei neuen Rotariern die Angabe der privaten Anschrift, können diese nicht bei MY ROTARY automatisch angelegt und damit nicht bei Rotary International aufgenommen werden. Bei diesen Mitgliedern fehlt deshalb immer die RI-Nummer.
Wurde in einem Personendatensatz die private Anschrift entfernt und es ist nur noch die berufliche Anschrift vorhanden, sendet die SEMDA-Schnittstelle Fehlermeldungen für Invalid or missing PostCode und City.
Das Feld E-Mail-Adresse ist in RO.CAS fehlerhaft eingetragen.
Regeln von Rotary International/SEMDA für das Feld E-Mail-Adresse:
Hinweis: Eine E-Mail-Adresse darf in der MY-ROTARY-Datenbank von Rotary International nur ein einziges Mal hinterlegt sein.
Es ist nicht zulässig, dass zwei Mitglieder, zwei Clubs oder ein Club und ein Mitglied sich die gleiche E-Mail-Adresse teilen.
Eine E-Mail-Adresse darf zudem von einem Mitglied nur 1x eingetragen werden, sodass es also nicht erlaubt ist, die gleiche E-Mail-Adresse als privat und beruflich einzustellen.
Bitte beachten Sie, dass die Login-E-Mail-Adresse auf MY ROTARY nicht über RO.CAS und die SEMDA-Schnittstelle verändert oder gelöscht werden kann. Diese lässt sich ausschließlich in MY ROTARY und durch das Mitglied bearbeiten.
Sollten Sie eine Fehlermeldung bezüglich einer E-Mail-Adresse bekommen und den Fehler in RO.CAS nicht ausfindig machen können, liegt es häufig an der:
Die Login-E-Mail-Adresse Ihrer Mitglieder auf MY ROTARY finden Sie z.B. im PDF-Dokument "MY ROTARY ACCOUNT STATUS OF MEMBERS / Mein Rotary-Account-Status von Mitgliedern".
(MY ROTARY/Mein Rotary -> Verwaltung -> Produkte & Berichte > Berichte -> Clubberichte > Status Clubmitglieder > Berichtsansicht -> Mein Rotary-Account-Status von Mitgliedern)
Sollte ein früheres/aktuelles externes Sekretariat mit dem Amt „Executive Secretary" Ihre Club-E-Mail-Adresse auf MY ROTARY blockieren, können Sie dies über unseren unten genannten SEMDA-Beauftragenden erfahren.
In der Vergangenheit wurden externe Sekretariate mit dem Amt „Executive Secretary" in MY ROTARY nicht dem Club, sondern direkt der Rotary International Organisation zugeordnet. Für Mitglieder der Rotary International Organisation besitzen Clubs keine Leserechte, so dass es für Clubs nicht möglich ist, hier eine blockierte Club-E-Mail-Adresse zu finden.
Mittlerweile werden externe Sekretariate mit dem Amt „Executive Secretary" nicht mehr an Rotary International gemeldet und dieses Problem damit zukünftig wegfallen.
Das Feld private Telefon-Nr., berufliche Telefon-Nr., private Mobil-Nr. oder private Fax-Nr. ist in RO.CAS fehlerhaft eingetragen.
Regeln von Rotary International/SEMDA für alle Telefon- und Fax-Nummern:
Das Feld Internet-Adresse ist in RO.CAS fehlerhaft eingetragen.
Regeln von Rotary International/SEMDA für das Feld Internet-Adresse:
Das Feld Zugehörigkeits-Art ist in RO.CAS fehlerhaft eingetragen.
Regeln von Rotary International/SEMDA für das Feld Zugehörigkeits-Art:
Das Feld Zugehörigkeits-Beginn ist in RO.CAS oder MY ROTARY fehlerhaft eingetragen.
Regeln von Rotary International/SEMDA für das Feld Zugehörigkeits-Beginn:
Das Feld Zugehörigkeits-Ende ist in RO.CAS oder MY ROTARY fehlerhaft eingetragen.
Regeln von Rotary International/SEMDA für das Feld Zugehörigkeits-Ende:
Das Feld Zugehörigkeits-Ende-Grund ist in RO.CAS fehlerhaft eingetragen oder fehlt noch.
Regeln von Rotary International/SEMDA für das Feld Zugehörigkeits-Ende-Grund:
Hinweis: Die Angabe des Zugehörigkeits-Ende-Grund ist bei Rotary ein Pflichtfeld und muss bei einem Austritt eines Mitglieds angeben werden. Ohne diese Angabe kann ein Mitglied bei Rotary nicht erfolgreich abgemeldet werden.
Für weitere Fragen zur SEMDA-Schnittstelle, steht Ihnen unser SEMDA-Team jederzeit gerne zur Verfügung.
Klicken Sie hier, um eine E-Mail an uns zu schreiben: