SEMDA

Fehlermeldungen und Lösungen für Club-Ämter

Fehlermeldungen

Fehler & Nachrichten:

Fehler (SEMDA-Fehlermeldung):

• MembNo [RI-Nr.] is NOT a MEMBER

Nachrichten (von SEMDA & Rotary International):

• [20] - Rotary - Pflichtdaten für Ihren Club und/oder bei Ihren Mitgliedern fehlen oder sind fehlerhaft
• [30] - Rotary - Pflichtdaten bei Ihren Club-Ämtern fehlen oder sind fehlerhaft
• [40] - Rotary - Abweichungen zwischen Ihrer Mitgliederliste in RO.CAS und MY ROTARY
• [50] - Rotary - Club-Ämter sind nicht oder nicht korrekt besetzt
• [62] - Rotary - Club-Ämter sind nicht oder nicht korrekt besetzt
• Meldung/Überprüfung Ihrer Club(amtsträger)informationen für [rotarisches Jahr]

Die SEMDA-Schnittstelle hat festgestellt, dass bei Ihren Club-Ämtern in RO.CAS Pflichtdaten fehlen oder fehlerhaft eingetragen sind.

Konsequenz:

Solange nicht alle Pflichtdaten korrekt vorliegen, können Ihre aktuellen Club-Ämter nicht bei Rotary International (MY ROTARY) gemeldet werden und hierdurch ggf. Ihre alten und nicht mehr korrekten Club-Ämter bei Rotary International (MY ROTARY) nicht ersetzt werden.

Empfänger:

SEMDA-Fehlermeldungen werden per E-Mail an folgende Empfänger versendet:

• Präsident/in
• Sekretär/in
• Club-E-Mail-Adresse
• Internet-Amt (wenn keine Club-E-Mail-Adresse hinterlegt ist)
• SEMDA Team Deutschland

Sende-Zeit, Sende-Häufigkeit und Fehler-Darstellung:

Die SEMDA-Schnittstelle steuert die Sende-Zeiten, Sende-Häufigkeiten und Darstellungen von allen Fehlermeldungen selbständig. Unser SEMDA-Team hat leider keine Möglichkeit:

• Fehlermeldungen für einzelne Clubs zu unterdrücken
• jede einzelne Fehlermöglichkeit mit den jeweiligen Lösungsmöglichkeiten direkt und besser in den versendeten Fehlermeldungen darzustellen

Wir verweisen daher häufig auf einen Beitrag auf https://digital.rotary.de, wo Sie alle hilfreichen Informationen für eine Art von Fehlermeldung – z.B. Club- oder Mitglieder-Daten – finden werden.

Regeln und Pflichtdaten für Club-Ämter

1.) Club-Ämter, welche an Rotary International über SEMDA übertragen werden:

• Präsident, current and next
• Secretary/Sekretär, current and next
• Treasurer/Schatzmeister, current and next
• Executive Secretary, current and next
• Foundation Chair/Rotary Foundation, current and next
• Membership Chair/Clubdienst, current and next
• Directory Chair/Internet, current and next (nur SEMDA)

Hinweis: Die Ämter Public Image Chair/Öffentlichkeitsarbeit und Service Projects Chair/Gemeindienst werden nicht übertragen. Bitte tragen Sie diese Ämter direkt bei my.rotary.org ein. 

2.) Zeitraum:

• Der in RO.CAS eingetragene Zeitraum eines Amtes muss innerhalb eines rotarischen Jahres, also vom 01.07. bis zum 30.06., liegen.
• Jedes Amt sollte vom 01.07. bis zum 30.06 durch ein Mitglied besetzt sein. Beendet ein Mitglied während des aktuellen rotarschen Jahres vorzeitig sein Amt, ersetzen Sie es bitte bis zum Ende des rotarischen Jahres durch ein neues Mitglied.
• Innerhalb des aktuellen rotarischen Jahres darf in RO.CAS kein Amt in der Zukunft hinterlegt werden. Nur die Ämter des folgenden rotarischen Jahres dürfen vorzeitig angelegt werden.
• Die Ämtsträger des folgenden rotarischen Jahres müssen alle am 01.07. starten und am 30.06 enden.

3.) Zugelassene Mitglieder:

• Ämter können nur durch Aktivmitglieder besetzt werden. Es ist bei Rotary nicht zulässig, dass Ehrenmitglieder und Sonstige Mitglieder Club-Ämter innehaben.
• Ämter dürfen nicht durch ehemalige Aktivmitglieder im Club ausgeübt werden. Bei einem Clubwechsel oder Austritt müssen Mitglieder ihre Club-Ämter spätestens am Tag der Abmeldung niederlegen.

4.) Pflichtdaten für Amtsträger:

• Land (Deutschland)
• Distrikt-Nr.
• RI-Nr. des Clubs
• RI-Nr. des Mitglieds
• Amt
• Beginn der Amtszeit
• Ende der Amtszeit
• Nachname
• Vorname
• Geschlecht
• Geburtsdatum
• Private Anschrift (es wird nur die private Anschrift nach RI übertragen)
• Private und berufliche E-Mail-Adresse
• Zugehörigkeits-Art (Aktivmitglied)
• Zugehörigkeits-Beginn
• Ggf. Zugehörigkeits-Ende
• Ggf. Zugehörigkeits-Ende-Grund

Sind in RO.CAS oder MY ROTARY im Personendatensatz des Amtsträgers fehlende oder fehlerhafte Pflichtdaten vorhanden, kann dies dazu führen, dass Mitglieder in MY ROTARY nicht die oben genannten Anforderungen für Club-Ämter erfüllen.

Weitere Informationen zu Pflichtdaten von Mitgliedern, Clubwechsel-Regeln und der 30-Tage-Regel bei Mitglieder-Zugängen und Abgängen finden Sie hier:

https://digital.rotary.de/ro.cas/schnittstellen/semda_error_mitgliederdaten.html

Lösung

Bitte tragen Sie die fehlenden Daten ein bzw. korrigieren Sie die Fehler in den Daten.

Sollten Sie Fehler nicht selbst korrigieren können oder Hilfe bei Ihrer SEMDA-Fehlermeldung benötigen, melden Sie sich bitte bei unserem unten genannten SEMDA-Beauftragten. Unser SEMDA-Beauftragter steht Ihnen jederzeit zur Verfügung und wird Ihnen sehr gerne helfen.

Anleitung zur Prüfung von Club-Ämtern

Bitte prüfen Sie bei allen Amtsträgern, die gesamten Pflichtdaten in MY ROTARY. Diese müssen mit RO.CAS übereinstimmen und, innerhalb der RO.CAS eingetragen Amtszeit, alle Regeln von Rotary International erfüllen:

1. Ist das Mitglied in MY ROTARY erfolgreich bei Ihnen im Club angemeldet worden?
2. Liegen die in MY ROTARY eingetragen Zugehörigkeits-Beginn- und ggf. Zugehörigkeits-Ende-Daten des Mitglieds innerhalb der RO.CAS eingetragen Amtszeit?
3. Ist das Mitglied, innerhalb der RO.CAS eingetragen Amtszeit, in MY ROTARY ein Aktivmitglied?
4. Ist das Amt bis zum Ende des rotarischen Jahres am 30.06. durch ein Mitglied besetzt?
5. Ist innerhalb des aktuellen rotarischen Jahres ein Amtswechsel geplant und dieser unzulässigerweise in RO.CAS vorzeitig eingetragen worden?
6. Stimmen in MY ROTARY alle Pflichtdaten des Mitglieds – besonders die RI-Nr. und die E-Mail-Adresse – mit den Daten in RO.CAS überein?

Sehr häufig gibt es in MY ROTARY Unterschiede bei den Zugehörigkeits-Beginn- und Zugehörigkeits-Ende-Daten oder den E-Mail-Adressen von Mitgliedern.

Werden bei Mitglieder-Zugängen, Mitglieder-Abgängen oder Zugehörigkeits-Art Wechseln Pflichtdaten zu spät hinterlegt (Verstoß gegen die 30-Tage-Regel), kommt es in MY ROTARY und RO.CAS zu unterschiedlichen Zugehörigkeits-Beginn- und Zugehörigkeits-Ende-Daten für Mitglieder. Hierdurch können die in RO.CAS eingetragenen Amtszeiten nicht mit der Zugehörigkeit von Mitgliedern in MY ROTARY übereinstimmen.

Werden bei Mitglieder-Zugängen, Mitglieder-Abgängen oder bei Zugehörigkeits-Art Wechseln, Pflichtdaten gar nicht hinterlegt, werden Mitglieder nicht erfolgreich bei MY ROTARY an-, ab und umgemeldet. Hierdurch sind die in RO.CAS eingetragenen Amtsträger nicht als Amtsträger in MY ROTARY zugelassen.

Werden bei Mitgliedern in RO.CAS oder MY ROTARY falsche Pflichtdaten hinterlegt, z.B. die E-Mail-Adresse einer anderen Person, kann es bei MY ROTARY zur Verwechslung/Zusammenführung von Mitgliedern kommen. Hierdurch können die in RO.CAS eingetragenen Amtsträger nicht als Ihre Clubmitglieder und damit nicht als zugelassene Amtsträger in MY ROTARY erkannt werden.

Kontakt für Rückfragen

Für weitere Fragen zur SEMDA-Schnittstelle, steht Ihnen unser SEMDA-Team jederzeit gerne zur Verfügung.

Klicken Sie hier, um eine E-Mail an uns zu schreiben:

SEMDA-TEAM

Wie kann ich ...

erfahren, welche Daten mit der SEMDA-Schnittstelle an Rotary International übertragen werden?