 | https://digital.rotary.de/ro.cas/personen/person_daten_pflegen.html |
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Die Daten der Personen im Club ändern sich ständig. Dazu ist es erforderlich, diese sauber zu pflegen und ggf. auch Änderungen vorzunehmen. Dieses Kapitel beschreibt, wie Sie Änderungen vornehmen können und das Programm Sie dabei unterstützt.
Dabei orientieren wir uns an den Anforderungen von Rotary International und den Anforderungen des Clubs. Sollten die Personen die Daten nicht zur Verfügung stellen wollen, dann verzichten Sie bitte darauf, Dummy Daten zu erfassen. Das führt zu Fehlern in allen Systemen und auch in Ihrem Club.
Sollten Aktivmitglieder ihr Geburtsdatum nicht zur Verfügung stellen, dann sind sie für die Mitgliedschaft in Rotary abzulehnen. Rotary International schreibt folgende Mindestdaten für die Mitgliedschaft vor:
Vorname
Nachname
Geburtsdatum
Private postalische Anschrift
Fehlen diese Daten, kann die Person nicht Mitglied in Ihrem Club werden.
Abb.: 1 Fiktiver Personendatensatz
In den unterschiedlichen Registerkarten werden die Mitgliederdaten übersichtlich dargestellt. In der Regel müssen Personendaten nur in den ersten beiden Registerkarten geändert werden.
Wenn Sie alle Daten im Detail ansehen wollen, klicken Sie auf das Auge 
, welches sich oben rechts in der Ecke befindet und Ihnen zusätzliche Informationen anzeigt. Die Bedeutung der Symbole wird weiter unten erläutert.
Um die Daten zu ändern, klicken Sie auf das Symbol 
, welches sich ebenfalls rechts oben in der Ecke befindet.
Die Inhalte der Felder erklären sich durch die Beschriftung. Einige Symbole weisen Sie darauf hin, dass Daten ggf. nicht validiert wurden.
Dieses Symbol weist darauf hin, dass die Anschrift noch nicht validiert wurde. Unter Validieren verstehen wir die Prüfung der Anschrift, also Straße, Postleitzahl und Ort.
Hinweis: Für jeden Eintrag können Sie festlegen, ob dieser für das Mitgliederverzeichnis 
oder das Intranet 
freigegeben werden soll. Intranet heißt in diesem Fall, dass die Daten in der RO.App angezeigt werden. Ist das Symbol blau, dann sind die Daten freigegeben.
Das gilt auch für das Geburtsdatum, welches nur im Protokoll und in der Meetingvorbereitung gezeigt wird, wenn die Information für den internen Bereich freigegeben wurde.
Freigabe der Information im Mitgliederverzeichnis (eMGV und MGV, elektronisch oder gedruckt) Freigabe der Information im Intranet für andere Mitglieder
Bild zum Datensatz hinzufügen
Änderungen oder Eintragungen verwerfen
Partnerbeziehung neu eintragen
Sobald Sie die erforderlichen Daten erfasst haben, können Sie weitere Informationen auf der zweiten Registerkarte Kontakt erfassen.
Bei der Erfassung der Adresse, Telefon- und Faxnummer und der E-Mail-Adresse taucht ein neues Symbol auf: 
. Dieses zeigt an, dass es sich bei dem Eintrag um den Favoriten handelt. Der Favorit kann in jedem Bereich nur einmal verwendet werden und hat unterschiedliche Bedeutungen.
Das Symbol legt fest, mit welcher Anschrift Rotary Gemeindienst Deutschland (RDG) die Spendenquittung ausstellt.
Jeden Montagmorgen, erhalten die neuen Aktivmitglieder die Rolle RO.eMGV, mit der Berechtigung, auf das elektronische Mitgliederverzeichnis zuzugreifen.
Hinweis: Der Zugriff auf das Mitgliederverzeichnis könnten nur Aktivmitglieder mit der Rolle Mitglied erhalten.
Im Bereich Post-Anschrift legt die Kennzeichnung als Favorit fest, wohin das Rotary Magazin geschickt wird. Im Bereich Telefon/Fax legt die bevorzugte Telefonnummer und im Bereich E-Mail legt die Kennzeichnung mit dem fest, dass diese E-Mail-Adresse von der Person für das Login in das System verwendet wird.