 | https://digital.rotary.de/ro.cas/personen/personen_umzug_person.html |
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Wechselt eine Person den Club, ist es immer ein Clubwechsel. Die Person (Mitglied) "zieht damit von einem Club in den anderen um". Das kann auch aus dem Ausland ins Inland oder vice versa sein.
Wir beschreiben zunächst den Wechsel zwischen zwei RO.CAS Clubs und anschließend den Wechsel ins oder aus dem Ausland. Die Änderung der Personen-Art innerhalb des Clubs wird hier beschrieben.
Wechselt das Mitglied den Club, müssen nicht nur die Daten vom neuen Club übernommen werden, der Club muss auch noch ermächtigt werden, diese Daten in Zukunft zu pflegen. Man spricht in diesem Zusammenhang von einem Wechsel der Datenhoheit. Das gilt ggf. auch für den Partner.
Der erste Schritt ist, dass Sie in dem Personendatensatz das Austrittsdatum und den Austrittsgrund des Mitglieds erfassen.
Abb.1: Frau Carlotta Hies verlässt am 15.10. den Club, um in einen anderen Club einzutreten.
Nun ergeben sich drei Möglichkeiten. Im Idealfall kennen Sie den aufnehmenden Club und tragen diesen einfach in die dafür vorgesehene Zeile ein und speichern den Datensatz.
Will das Mitglied ins Ausland wechseln, dann aktivieren Sie den Schalter Aufnehmende Organisation im Ausland. Sie können dann in dem Freitextfeld eintragen, in welchen Club oder Land das Mitglied wechselt. Speichern Sie den Datensatz.
Wichtig: Alle durch ein Mitglied im abgebenden Club besetzten Ämter, werden mit dem Austrittsdatum beendet. Dabei wird das Austrittsdatum als Endedatum für die Dienste eingesetzt. Das gilt nicht für Ausschüsse!
Im ungünstigsten Fall kennen Sie den neuen Club des Mitglieds nicht. Dann lassen Sie das Feld einfach leer und speichern den Datensatz ab.
Ist eine Partnerschaft eingetragen, wir das Programm Ihnen einen Hinweis geben und die Frage stellen, ob für den Partner auch ein Clubwechsel ansteht? Beantworten Sie das mit Ja, dann wird der Clubwechsel auch für den Partner eingeleitet.
Abb.2: Hinweis auf eine Partnerschaft, die am Clubwechsel teilnehmen kann
Schicken Sie dem aufnehmenden Club nun bitte eine E-Mail und bestätigen Sie ihm, dass das Mitglied bei Ihnen mit Grund Clubwechsel ausgetreten ist.
Das Ergebnis des oben beschrieben Prozesses ist nun, dass Freundin Hies und ihr Partner als Aufnahmekandidaten im Club Banderaneike angezeigt werden.
Abb.3: Clubwechsler, die aufgrund des Austrittsprozesses zur Aufnahme vorgeschlagen werden
Die Abbildung zeigt nun das Aktivmitglied und den Partner, die in den Club wechseln wollen. Das Geburtsdatum wird nicht angezeigt, weil es noch keine Freigabe durch das Mitglied gibt, dass der neue Club die Daten sehen darf. (Vergl. DSGVO)
In der Spalte Partner können Sie erkennen, dass es sich um ein Paar handelt, welches in den Club aufgenommen werden soll, wenn man mal von den Nachnamen absieht.
Klicken Sie nun auf die Person, die aufgenommen werden soll.
Abb.4: Aufnahme eines Mitglieds aus Clubwechsel
Da die Daten der Person bereits validiert worden sind, könnte diese eigentlich einfach übernommen werden. Aber die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) schreibt vor, dass jede Person, deren Daten von einer Organisation bearbeitet werden sollen, ihr Einverständnis geben muss. Da das bisherige Einverständnis nur für den abgebenden Club gilt, ist es erforderlich, dass die Person der Übernahme der Daten zustimmt.
Hierzu klicken Sie auf den Knopf Genehmigung zur Datenverarbeitung durch E-Mail anfragen. Das Programm wird dem möglichen neuen Mitglied nun eine E-Mail senden, mit der das Mitglied bestätigen kann, dass es mit der Bearbeitung der Daten durch den neuen Club einverstanden ist.
Natürlich besteht die Möglichkeit, dass der Club die Aufnahme der Person ablehnt. Dann klicken Sie auf den Knopf Aufnahme ablehnen.
Hinweis: Die Person wird jetzt weiterhin als ausgetretenes Mitglied betrachtet, ist dann aber nicht mehr Ihrem Club zugeordnet. Das bedeutet, dass zum Beispiel Ihr Nachbarclub das Mitglied aufnehmen kann. Der Übernahmeprozess ist ein wenig anders, weil der aufnehmende Club nicht festgelegt wurde.
Wird die E-Mail an das Mitglied positiv beantwortet, dann wird das in der Maske angezeigt. Gehen Sie davon aus, dass die Antwort ein paar Stunden oder Tage benötigt.
Abb.5: Aufnahmekandidat, welcher der Datenverarbeitung zugestimmt hat
Sobald der Aufnahmekandidat der Verarbeitung seiner Daten zugestimmt hat, wird das in der Maske angezeigt und der Knopf für die eigentliche Übernahme wird freigegeben.
Kicken Sie nun auf den Knopf Person übernehmen, wird der Datensatz übernommen.
Handelt es sich bei dem Datensatz um einen Partner, dann kann bei der Person nicht immer das Einverständnis für die Datenverarbeitung per E-Mail abgefragt werden. Aus diesem Grund besteht dann die Möglichkeit, die Daten manuell zu bestätigen. Klicken Sie dann auf den Knopf Daten bestätigen. Damit ist die Voraussetzung der Übernahme der Daten gegeben. Klicken Sie auf den Knopf Person übernehmen und auch der Partnerdatensatz ist übertragen.
Hinweis: Die Datenhoheit wird automatisch übertragen. Bei Aktivmitgliedern wird die Rolle Mitglied automatisch eingetragen.