 | https://digital.rotary.de/ro.cas/personen/eintritt_einer_person.html |
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Zur Aufnahme eines neuen Mitgliedes tragen Sie zuerst die Informationen zusammen, die Sie für die Anlage benötigen. Ein Formblatt finden Sie hier!
Öffnen Sie zunächst die Personenverwaltung. Klicken Sie hierzu auf das Menü Personen und anschließend auf 
Neu.
Abbildung 1: Leeres Fenster zur Erfassung einer Person
Beginnen Sie nun mit der Eingabe der Personendaten. Sobald Sie den Nachnamen in das entsprechende Feld eingetragen haben, wird das Programm in den Daten nachschlagen, um festzustellen, ob die Person möglicherweise bereits im System erfasst wurde.
Die folgende Abbildung zeigt die Reaktion des Programms, wenn dies der Fall ist. Dann ist es ausreichend, auf die Person im Bereich Übereinstimmung zu klicken, um die Personendaten in den Club zu übernehmen.
Details zum Clubwechsel finden Sie im Folgenden:
Abbildung 2: Reaktion des Programms, wenn eine Person bereits in RO.CAS erfasst wurde
Zunächst füllen Sie die Felder gemäß der Beschriftung aus. Es gibt unterschiedliche Zugehörigkeits-Typen in dem Programm. Der wesentliche Unterschied liegt in der Anzahl der Pflichtfelder für die Eingabe.
Hinweis: Die Pflichtfelder sind jeweils mit einem * Stern gekennzeichnet
Abbildung 3: Erfassung eines Aktivmitglieds
Die vier Zugehörigkeitstypen sind: Aktivmitglied, Ehrenmitglied, Partner und Sonstige.
Sind die Daten korrekt erfasst, klicken Sie auf 
Speichern. Sie werden nun weitergeleitet in den Dialog, um die Personendaten zu vervollständigen.
Abbildung 4: Datensatz nach dem Speichern der Grunddaten
Nun können Sie die Detailinformationen zu dem neuen Mitglied erfassen. Klicken Sie hierzu auf das Symbol 
Ändern.
Abbildung 5: Datensatz im Änderungsmodus; Registerkarte
Freigabe der Information im Mitgliederverzeichnis
Freigabe der Information im Intranet für andere Mitglieder
Bild zum Datensatz hinzufügen
Änderungen oder Eintragungen verwerfen
Partnerbeziehung neu eintragen
Sobald Sie die erforderlichen Daten erfasst haben, können Sie weitere Informationen auf der zweiten Registerkarte Kontakt erfassen.
Abbildung 6: Datensatz im Änderungsmodus
Die Informationen sind in Bereiche eingeteilt, in die Sie mit Neu jeweils Informationen eintragen können.
Hinweis: Für jeden Eintrag können Sie festlegen, ob dieser für das Mitgliederverzeichnis oder das Intranet freigegeben werden soll.
Das gilt auch für das Geburtsdatum, welches nur im Protokoll und in der Meetingvorbereitung gezeigt wird, wenn die Information für den internen Bereich freigegegeben wurde.
Abbildung 7: Post-Anschrift, Telefon und E-Mail freigegeben für MGV und den internen Bereich
Bei der Erfassung der Adresse, Telefon- und Faxnummer und der E-Mail-Adresse taucht ein neues Symbol auf: 
. Dieses zeigt an, dass es sich bei dem Eintrag um den Favoriten handelt. Der Favorit kann in jedem Bereich nur einmal verwendet werden und hat unterschiedliche Bedeutungen.
Das Symbol legt fest, mit welcher Anschrift Rotary Gemeindienst Deutschland (RDG) die Spendenquittung ausstellt.
Hinweis: Bitten Sie den Administrator, dem neuen Mitglied die Berechtigung Mitglied in der Zugriffsverwaltung zu erteilen.
Im Bereich Post-Anschrift legt die Kennzeichnung als Favorit fest, wohin das Rotary Magazin geschickt wird. Im Bereich Telefon/Fax legt die bevorzugte Telefonnummer und im Bereich E-Mail legt die Kennzeichnung mit dem fest, dass diese E-Mail-Adresse von der Person für das Login in das System verwendet wird.