 | https://digital.rotary.de/ro.cas/organisation/versand_stammdatenblatt_batch.html |
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Vor der Drucklegung des Mitgliederverzeichnis (MGV) ist es ratsam, die Daten der Mitglieder zu prüfen. Hierzu stellt das Programm RO.CAS das Mitgliederstammdatenblatt zur Verfügung. Dort sind auf zwei Seiten alle persönlichen Daten eines Mitglieds aufgeführt. Das Mitglied kann dann die Daten auf Aktuallität prüfen.
Nun ist es nicht ratsam, die Mitglieder aufzufordern, das Mitgliederstammdatenblatt selbst herunterzuladen und zu kontrollieren.
Die Lösung ist, allen Mitgliedern das Stammdatenblatt per E-Mail zuzusenden und zu bitten, die Daten zu prüfen. Welche Voraussetzungen hierfür erforderlich sind, beschreiben wir hier:
a) Anlegen einer E-Mail-Vorlage als Anschreiben für das Stammdatenblatt
b) Einstellen, welche E-Mail-Vorlage als Anschreiben durch das Programm eingesetzt werden soll
c) Versand der Stammdatenblätter in einem Schwung
Beginn wir mit der Anlage einer E-Mail-Vorlage. Öffnen Sie dazu im Menü Kommunikation die Registerkarte Kommunikations-Vorlagen. Klicken Sie auf das 
Stiftsymbol, um eine neue Bericht-Vorlage zu erstellen. Klicken Sie anschließend auf das 
Pluszeichen.
Abbildung 1: Muster des Anschreibens an die Mitglieder zum Versand der Stammdatenblätter
Sobald Sie das Anschreiben erstellt und gespeichert haben, können Sie in den Einstellungen festlegen, dass das Programm diese Kommunikations-Vorlage für den Versand der Stammdatenblätter verwendet.
Öffnen Sie hierzu in den Einstellungen die Registerkarte Allgemeines. Klicken Sie auf das Stiftsymbol und wählen Sie Ihre erstellte Vorlage im Feld Emailvorlage für Batch-Versand aus und speichern Sie die Änderung.
Abbildung 2: Auswahl der Bericht-Vorlage für den Versand der Stammdatenblätter
Im letzten Schritt müssen Sie den Versand der Stammdatenblätter starten.
Hinweis: Um den Versand zu starten, benötigen Sie folgende Berechtigung: die des Sekretärs oder des Executive Secretarys.
Klicken Sie dann auf den Knopf Batchverand starten im Bereich Stammdatenblätter Batch-Mailversand.
Abbildung 3: Organisation Registerkarte Sonstiges
Nun startet der Versand an alle Mitglieder. Bleibt nur noch die Aufgabe, die Rückläufer in das System einzuarbeiten.