 | https://digital.rotary.de/ro.cas/schnittstellen/semda_error_club_email.html |
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Fehler:
Die SEMDA-Schnittstelle hat festgestellt, dass Ihre Club E-Mail-Adresse einem Mitglied in RO.CAS und/oder MY ROTARY hinterlegt ist.
Konsequenz:
Solange dieser Fehler besteht, kann Ihre aktuelle Club-E-Mail-Adresse nicht bei Rotary International (MY ROTARY) gemeldet werden hierdurch ggf. Ihre alte und nicht mehr korrekte Club-E-Mail-Adresse bei Rotary International (MY ROTARY) auch nicht ersetzt werden.
Empfänger:
SEMDA-Fehlermeldungen werden per E-Mail an folgende Empfänger versendet:
Sende-Zeit, Sende-Häufigkeit und Fehler-Darstellung:
Diese SEMDA-Fehlermeldungen werden automatisch jeden Dienstag erzeugt und versendet.
Die SEMDA-Schnittstelle steuert die Sende-Zeiten, Sende-Häufigkeiten und Darstellungen von allen Fehlermeldungen selbständig. Unser SEMDA-Team hat leider keine Möglichkeit:
Wir verweisen daher häufig auf einen Beitrag auf https://digital.rotary.de, wo Sie alle hilfreichen Informationen für eine Art von Fehlermeldung – z.B. Club- oder Mitglieder-Daten – finden werden.
Option 1:
Bitte hinterlegen Sie entweder eine neue Club-E-Mail-Adresse, die in RO.CAS und MY ROTARY bei keinem anderen Mitglied hinterlegt ist.
Option 2:
Bitte entfernen Sie beim betreffenden Mitglied die Club-E-Mail-Adresse in RO.CAS und MY ROTARY.
Sollte es sich bei der Club-E-Mail-Adresse um die Login-E-Mail-Adresse eines Mitglieds auf MY ROTARY handeln, kann diese nur durch das Mitglied in MY ROTARY ausgetauscht werden.
Sollte es sich bei der Club-E-Mail-Adresse nicht um die Login-E-Mail-Adresse eines Mitglieds auf MY ROTARY handeln, reicht es, wenn Sie diese einfach im Personendatensatz des Mitglieds in RO.CAS entfernen bzw. austauschen.
Empfehlung:
Für alle Clubs empfiehlt es sich, eine Club-E-Mail-Adresse anzulegen, welche langfristig verwendet werden kann. Zum Beispiel "RCClubname@rotary.de" oder eine E-Mail-Adresse eines anderen E-Mail-Provider. Von dieser E-Mail-Adresse können dann Weiterleitungen an die jährlich wechselnden Amtsträger und/oder an ein externes Sekretariat eingerichtet werden.
Support:
Sollten Sie Fehler nicht selbst korrigieren können oder Hilfe bei Ihrer SEMDA-Fehlermeldung benötigen, melden Sie sich bitte bei unserem unten genannten SEMDA-Beauftragten. Unser SEMDA-Beauftragter steht Ihnen jederzeit zur Verfügung und wird Ihnen sehr gerne helfen.
Die Club E-Mail-Adresse ist einem Mitglied hinterlegt.
Regeln von Rotary International/SEMDA für das Feld E-Mail-Adresse
Hinweis: Eine E-Mail-Adresse darf in der MY-ROTARY-Datenbank von Rotary International nur ein einziges Mal hinterlegt sein.
Es ist nicht zulässig, dass zwei Mitglieder, zwei Clubs oder ein Club und ein Mitglied sich die gleiche E-Mail-Adresse teilen.
Eine E-Mail-Adresse darf zudem von einem Mitglied nur 1x eingetragen werden, sodass es also nicht erlaubt ist, die gleiche E-Mail-Adresse als privat und beruflich einzustellen.
Bitte beachten Sie, dass die Login-E-Mail-Adresse auf MY ROTARY nicht über RO.CAS und die SEMDA-Schnittstelle verändert oder gelöscht werden kann. Diese lässt sich ausschließlich in MY ROTARY und durch das Mitglied bearbeiten.
Sollten Sie eine Fehlermeldung bezüglich einer E-Mail-Adresse bekommen und den Fehler in RO.CAS nicht ausfindig machen können, liegt es häufig an der:
Die Login-E-Mail-Adresse Ihrer Mitglieder auf MY ROTARY finden Sie z.B. im PDF-Dokument "MY ROTARY ACCOUNT STATUS OF MEMBERS / Mein Rotary-Account-Status von Mitgliedern".
(MY ROTARY/Mein Rotary -> Verwaltung -> Produkte & Berichte > Berichte -> Clubberichte > Status Clubmitglieder > Berichtsansicht -> Mein Rotary-Account-Status von Mitgliedern)
Sollte ein früheres/aktuelles externes Sekretariat mit dem Amt „Executive Secretary" Ihre Club-E-Mail-Adresse auf MY ROTARY blockieren, können Sie dies über unseren unten genannten SEMDA-Beauftragenden erfahren.
In der Vergangenheit wurden externe Sekretariate mit dem Amt „Executive Secretary" in MY ROTARY nicht dem Club, sondern direkt der Rotary International Organisation zugeordnet. Für Mitglieder der Rotary International Organisation besitzen Clubs keine Leserechte, so dass es für Clubs nicht möglich ist, hier eine blockierte Club-E-Mail-Adresse zu finden.
Mittlerweile werden externe Sekretariate mit dem Amt „Executive Secretary" nicht mehr an Rotary International gemeldet und dieses Problem damit zukünftig wegfallen.
Option 1:
Bitte hinterlegen Sie entweder eine neue Club-E-Mail-Adresse, die in RO.CAS und MY ROTARY bei keinem anderen Mitglied hinterlegt ist.
Option 2:
Bitte entfernen Sie beim betreffenden Mitglied die Club-E-Mail-Adresse in RO.CAS und MY ROTARY.
Sollte es sich bei der Club-E-Mail-Adresse um die Login-E-Mail-Adresse eines Mitglieds auf MY ROTARY handeln, kann diese nur durch das Mitglied in MY ROTARY ausgetauscht werden.
Sollte es sich bei der Club-E-Mail-Adresse nicht um die Login-E-Mail-Adresse eines Mitglieds auf MY ROTARY handeln, reicht es, wenn Sie diese einfach im Personendatensatz des Mitglieds in RO.CAS entfernen bzw. austauschen.
Empfehlung:
Für alle Clubs empfiehlt es sich, eine Club-E-Mail-Adresse anzulegen, welche langfristig verwendet werden kann. Zum Beispiel "RCClubname@rotary.de" oder eine E-Mail-Adresse eines anderen E-Mail-Provider. Von dieser E-Mail-Adresse können dann Weiterleitungen an die jährlich wechselnden Amtsträger und/oder an ein externes Sekretariat eingerichtet werden.
Bitte beantragen Sie bei Rotary International, dass die Club-E-Mail-Adresse bei Ihrem ehemaligen Mitglied wieder entfernt wird. Schreiben Sie hierfür bitte (in englischer Sprache) eine freundliche E-Mail an data@rotary.org. Sie finden unten auf dieser Seite eine hilfreiche Vorlage für dieses Standardschreiben an den Data Service von Rotary International.
Für alle Clubs empfiehlt es sich, eine Club-E-Mail-Adresse anzulegen, die langfristig verwendet werden kann. Zum Beispiel "RCClubname@rotary.de" oder eine E-Mail-Adresse eines anderen E-Mail-Providers. Von dieser E-Mail-Adresse können dann Weiterleitungen an die jährlich wechselnden Amtsträger oder an ein externes Sekretariat eingerichtet werden.
Mittlerweile werden nur noch Aktivmitglieder und Ehrenmitglieder an Rotary International übertragen. Bis zum rotarischen Jahr 20/21 war es jedoch noch möglich, ebenfalls externe Sekretariate mit dem Amt „Executive Secretary" an Rotary International zu melden. Hierdurch haben externe Sekretariate Zugriffsrechte für MY ROTARY erhalten und konnten diverse Clubaufgaben erledigen.
Im Gegensatz zu Aktivmitgliedern und Ehrenmitgliedern, werden Personendatensätze von externen Sekretariaten auf MY ROTARY nicht wie in RO.CAS dem Club hinterlegt, sondern direkt bei Rotary International (Club-Nr. 1). Externe Sekretariate werden daher nicht in der Clubansicht auf MY ROTARY aufgeführt und sind damit für den Club nicht zu lesen, zu bearbeiten oder zu löschen.
In einigen Fällen wurde im alten RO.CAS, die Club-E-Mail-Adresse bei externen Sekretariaten hinterlegt. Hierdurch wurde bei externen Sekretariaten mit dem Amt „Executive Secretary" die Club-E-Mail-Adresse zu Ihrer Login-E-Mail-Adresse für MY ROTARY.
Bitte beantragen Sie bei Rotary International, dass die Club-E-Mail-Adresse bei Ihrem externen Sekretariat wieder entfernt wird. Schreiben Sie hierfür bitte, in englischer Sprache, eine freundliche E-Mail an data@rotary.org. Sie finden unten auf dieser Seite eine hilfreiche Vorlage für dieses Standardschreiben an den Data Service von Rotary International.
Für alle Clubs empfiehlt es sich, eine Club-E-Mail-Adresse anzulegen, welche langfristig verwendet werden kann. Zum Beispiel "RCClubname@rotary.de" oder eine E-Mail-Adresse eines anderen E-Mail-Provider. Von dieser E-Mail-Adresse können dann Weiterleitungen an die jährlich wechselnden Amtsträger oder an ein externes Sekretariat eingerichtet werden.
Empfänger der E-Mail:
An: data@rotary.org
Cc: semda@rotary.de
Hinweis: Bitte senden Sie Ihre Nachrichten an data@rotary.org ebenfalls an unser deutsches SEMDA-Team (semda@rotary.de).
Betreff der E-Mail:
Club email address on a terminated member in the MY ROTARY database: RI-Nummer, Vorname und Nachname des Mitglieds
Inhalt der E-Mail:
Dear Rotary Data Services,
Our Club email address is on this terminated member in the MY ROTARY database:
Name First: Vorname des Mitglieds
Name Family: Nachname des Mitglieds
Member E-Mail Address: betreffende E-Mail-Adresse des Mitglieds
Member RI-No.: RI-Nummer des Mitglieds
Member-Type: Member/Honorary member [Aktivmitglied/Ehrenmitglied]
Club Name: Club-Name
Club RI-No.: RI-Nummer des Clubs
Club District-No.: Distrikt-Nummer des Clubs
Club E-Mail Address: E-Mail-Adresse des Clubs
Pls. be so kind and delete our Club email address on this terminated member in the MY ROTARY database.
Contact person:
Name: Name des Club-Präsidenten oder Sekretärs für Rückfragen
E-mail: E-Mail-Adresse des Club-Präsidenten oder Sekretärs für Rückfragen
Phone: Telefonnummer des Club-Präsidenten oder Sekretärs für Rückfragen
Thank you in advance.
Kind regards
Ihr Name
Ihr Club
Ihr Amt
Empfänger der E-Mail:
An: data@rotary.org
Cc: semda@rotary.de
Hinweis: Bitte senden Sie Ihre Nachrichten an data@rotary.org ebenfalls an unser deutsches SEMDA Team (semda@rotary.de).
Betreff der E-Mail:
Club emaill address on a executive secretary in the MY ROTARY database: RI-Nummer, Vorname und Nachname des Mitglieds
Inhalt der E-Mail:
Dear Rotary Data Services,
Our Club email address is on this executive secretary in the MY ROTARY database:
Name First: Vorname des Mitglieds
Name Family: Nachname des Mitglieds
Member E-Mail Address: betreffende E-Mail-Adresse des Mitglieds
Member RI-No.: RI-Nummer des Mitglieds
Member-Type: Member/Honorary member [Aktivmitglied/Ehrenmitglied]
Club Name: Club-Name
Club RI-No.: RI-Nummer des Clubs
Club District-No.: Distrikt-Nummer des Clubs
Club E-Mail Address: E-Mail-Adresse des Clubs
This executive secretary is/was our external secretary in our Club and is not a member.
Pls. be so kind and delete our Club E-Mail address on this executive secretary in the MY ROTARY database.
Contact person:
Name: Name des Club-Präsidenten oder Sekretärs für Rückfragen
E-mail: E-Mail-Adresse des Club-Präsidenten oder Sekretärs für Rückfragen
Phone: Telefonnummer des Club-Präsidenten oder Sekretärs für Rückfragen
Thank you in advance.
Kind regards
Ihr Name
Ihr Club
Ihr Amt
Für weitere Fragen zur SEMDA-Schnittstelle, steht Ihnen unser SEMDA-Team jederzeit gerne zur Verfügung.
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