 | https://digital.rotary.de/ro.cas/distrikte/neuen_club_anlegen.html |
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Die Anzahl der Clubs in den Distrikten wächst. Neue Clubs müssen in RO.CAS aufgenommen werden. Dieser Artikel beschreibt, wie vorgegangen wird, wenn ein neuer Club angelegt werden soll.
Zunächst finden die Vorbereitungen zur Clubgründung durch den Gründungsbeauftragen statt. Die möglichen Mitglieder werden zu Veranstaltungen eingeladen, Rotary und das Clubleben werden erläutert und die Fragen der möglichen Mitglieder beantwortet. Auf der konstituierenden Sitzung wird die Mitgliederliste von mindestens 20 Gründungsmitgliedern erstellt. Dazu füllt jedes Mitglied das Formular 26 aus.
Abbildung 1: Formular zur Erfassung von Gründungsmitgliedern
Sind mindestens 20 Mitglieder zusammengekommen und erklären sich bereit, in den neuen Club einzutreten, werden mittels Wahl der Präsident und der Sekretär sowie der Schatzmeister gewählt. Es wird auch die Clubsatzung verabschiedet, der Meeting-Termin und Meeting-Ort festgelegt und in der Clubsatzung festgeschrieben.
Nun wird der Antrag auf Gründung eines neuen Clubs durch den Präsidenten und den Clubssekretär unterschrieben und an den Governor zur Genehmigung beziehungsweise Unterschrift weitergereicht. Dieser leitet den Antrag an das RI-Büro in Zürich weiter. Von dort erhält der Governor die Genehmigung zur Clubgründung mit den Angaben des offiziellen Clubnamens und der neuen Clubnummer.
Mit dieser Information kann der Club durch den DICO in RO.CAS angelegt werden.
Abbildung 2: Anlage eines neuen Clubs im Distrikt
Mit der Anlage des neuen Clubs sendet der DICO eine E-Mail an das Servicedesk mit der Bitte, den Clubpräsidenten und den Clubsekretär anzulegen und diese mit Administratoren-Rechten (Admin-Rechten) zu versehen. Hierzu sendet der DICO die Personen-Formulare des Clubpräsidenten und des Clubsekretärs, die für die Clubgründung verwendet wurden. Damit ist sichergestellt, dass die Personen sowohl in Evanston als auch in RO.CAS übereinstimmend eingetragen werden.
Beide Personen erhalten durch das Servicedesk Administratoren-Berechtigung. Nun kann der Sekretär die Aktivmitglieder des Clubs anlegen. Es wird empfohlen, den Sekretär vor der Anlage der Mitglieder zu schulen. Dabei sollten auch die Einstellungen des Clubs zusammen mit dem Sekretär vorgenommen werden.
Hinweis: Der neue Club sollte darauf aufmerksam gemacht werden, dass er eine RO.Web-Seite einrichten lassen kann. Diese Anlage ist kostenpflichtig.
Die Einrichtung des E-Mail-Verteilers für die Club-E-Mail-Adresse muss erläutert werden.
Damit ist die Anlage eines neuen Clubs abgeschlossen.