Einen neuen Club anlegen

Die Anzahl der Clubs in den Distrikten wächst. Neue Clubs müssen in RO.CAS aufgenommen werden. Dieser Artikel beschreibt, wie vorgegangen wird, wenn ein neuer Club angelegt werden soll.

Zunächst finden die Vorbereitungen zur Clubgründung durch den Gründungsbeauftragen statt. Die möglichen Mitglieder werden zu Veranstaltungen eingeladen, Rotary und das Clubleben werden erläutert und die Fragen der möglichen Mitglieder beantwortet. Auf der konstituierenden Sitzung wird die Mitgliederliste von mindestens 15 Gründungsmitgliedern erstellt. Dazu füllt jedes Mitglied das Formular 26 aus.

Sind mindestens 15 Mitglieder zusammengekommen und erklären sich bereit, in den neuen Club einzutreten, werden mittels Wahl der Präsident und der Sekretär sowie der Schatzmeister gewählt. Es wird auch die Clubsatzung verabschiedet, der Meeting-Termin und Meeting-Ort festgelegt und in der Clubsatzung festgeschrieben.

Hinweis: Bitte prüfen Sie bei dem Antrag auf einen neuen Club den Namen des Clubs und deren Schreibweise. Insbesondere in größeren Städten sollte die Schreibweise der Clubs einheitlich beginnen, damit die Zugehörigkeit des Clubs deutlich wird.

Nun wird der Antrag auf Gründung eines neuen Clubs durch den Präsidenten und den Clubssekretär unterschrieben und an den Governor zur Genehmigung beziehungsweise Unterschrift weitergereicht. Dieser leitet den Antrag an das RI-Büro in Zürich weiter. Von dort erhält der Governor die Genehmigung zur Clubgründung mit den Angaben des offiziellen Clubnamens und der neuen Clubnummer.

Ein neuer Clubs wird ausschließlich durch den 2nd Level Support angelegt! 

Mit der Anlage des neuen Clubs sendet der DICO eine E-Mail an das Servicedesk mit der Bitte, den Club, den Clubpräsidenten und den Clubsekretär anzulegen und diese mit Administratoren-Rechten (Admin-Rechten) zu versehen. Hierzu sendet der DICO die Personen-Formulare des Clubpräsidenten und des Clubsekretärs, die für die Clubgründung verwendet wurden. Damit ist sichergestellt, dass die Personen sowohl in Evanston als auch in RO.CAS übereinstimmend eingetragen werden.

Folgende Unterlagen sind dem 2nd Level-Support einzureichen:

- Charterurkunde
- Clubnummer von Rotary International
- Datenblatt der/des Präsidenten/in vollständig und mit privater Anschrift und privater E-Mail-Adresse
- Datenblatt der/des Sekretär/in vollständig und mit privater Anschrift und privater E-Mail-Adresse

Sollten Mitglieder aus anderen Clubs in den neuen Club wechseln, sind die Austritte mit dem Grund "Clubswechsel" in den abgebenden Clubs vorzunehmen.

Präsident/in und Sekretär/in erhalten durch das Servicedesk Administratoren-Berechtigung. Nun können die Aktivmitglieder des Clubs angelegt werden. Es wird empfohlen, vor der Anlage der Mitglieder eien Schulung zu besuchen. Dabei sollten auch die Einstellungen des Clubs zusammen vorgenommen werden.

Hinweis: Der neue Club sollte darauf aufmerksam gemacht werden, dass er eine RO.Web-Seite einrichten lassen kann. Diese Anlage ist bitte über den Service-Desk zu stellen. Die Anlage der WEB-Seite ist kostenlos.

Die Einrichtung des E-Mail-Verteilers für die Club-E-Mail-Adresse muss erläutert werden.

Nach der Anlage muss der Club sich für die Übertragung zu SEMDA freischalten und die Einstellung dann in der Organisaton ebenfalls aktivieren.

Der 2nd Level-Support informiert RDG und den Verlag über den neuen Club.

Damit ist die Anlage eines neuen Clubs abgeschlossen.

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