 | https://digital.rotary.de/ro.cas/allgemeines/personen_pruefung.html |
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Aufgrund einer anderen Datenstruktur in RO.CAS Alt oder fehlerhafter Eingaben konnten nicht alle Personendaten korrekt übernommen werden. Wir erklären hier, welche Daten Sie prüfen müssen, damit die Personendaten korrekt in der Mitgliederverwaltung RO.CAS Neu angelegt sind.
Für die Überprüfung der Personendaten reicht die Leseberechtigung nicht aus. Hier müssen Sie mindestens Schreibberechtigung haben, weil Ihnen sonst nicht alle Daten angezeigt werden und Sie diese nicht prüfen können. Der Sekretär, das externe Sekretariat oder der Executive Secretary haben die Berechtigungen. Natürlich kann der Administrator die gegebenenfalls erforderlichen Änderungen auch durchführen.
Prüfen Sie alle Personendaten auf Vollständigkeit. Damit Sie diese Prüfung gut durchführen können, stellt das Programm Schalter zur Verfügung, mit denen Sie in den Personendaten blättern können. Öffnen Sie hierzu den ersten Datensatz eines Mitglieds und wechseln Sie auf die Registerkarte Kontakte.
In der oberen linken Ecke finden Sie nun ein Symbol, mit dem Sie von einem Mitglied zum nächsten wechseln können, ohne die Ansicht verlassen zu müssen.
Wenn Sie auf das Symbol 
klicken, wird der nächste Datensatz angezeigt. Sobald Sie den zweiten Datensatz anzeigen, haben Sie mit dem gegenteiligen Symbol die Möglichkeit in der Liste zurückzublättern.
Die Personendaten sollten genau geprüft werden. Das Geburtsdatum eines Aktivmitglieds muss exakt eingegeben werden. Ein inkorrektes Datum ist nicht zulässig. Das korrekte Datum ist zwingend erforderlich, andernfalls ist das Mitglied aus Rotary auszuschließen.
Hinweis: Ein Geburtsdatum ist für Partner, Ehrenmitglieder und Sonstige Mitglieder nicht erforderlich. Das Feld können Sie ohne Eintrag belassen.
Das Geburtsdatum muss für den internen Bereich freigegeben sein, damit es im Wochenbericht, respektive der Geburtstagsliste der Meeting-Vorbereitung angezeigt wird.
Prüfen Sie bitte den Zugehörigkeits-Typ und das Datum im Feld Zugehörigkeits-Beginn.
Prüfen Sie, ob die private Post-Anschrift korrekt eingetragen und mit einem Favoriten-Stern 
versehen wurde. Dabei gilt folgende Regel. Der Stern kennzeichnet die Adresse, die RDG als Anschrift für die Spendenquittung verwendet.
Die Priorisierung der Übertragung lautet wie folgt:
1. Die mit einem Sternchen gekennzeichnete Adresse wird gewählt
2. Wenn kein Sternchen gesetzt wurde, wird die Privatadresse gewählt
3. Wenn keine Privatadresse eingetragen ist, wird die Geschäftsadresse gewählt
4. Wenn keine Adresse vorhanden ist, kann keine übertragen werden
Bei der Eingabe der Telefonnummer prüfen Sie bitte die Korrektheit der Eintragung selbst. Die Deutsche Telekom vergibt beispielsweise Mobilnummer mit der Vorwahl 01510, 01511 oder 01512. Diese muss ohne führende Null in das Feld Ortsnetz eingetragen werden.
Die E-Mail-Adresse des Mitglieds dient auch zur Identifikation in rotarischen EDV-Systemen. Dazu muss die verwendete E-Mail-Adresse aber mit einem Stern gekennzeichnet werden. Erst das kennzeichnet eine E-Mail-Adresse für diese Funktion.
Schauen Sie bitte zunächst, ob die Liste der Aktivmitglieder korrekt ist. Starten Sie hierzu die Personenverwaltung über das Menü Personen. Die Liste der Aktivmitglieder wird automatisch angezeigt. Schauen Sie die Liste durch und prüfen Sie, ob alle Mitglieder noch aktiv sind beziehungsweise ob alle aktiven Mitglieder in der Liste vorhanden sind.
Finden Sie in der Liste Mitglieder, die bereits ausgeschieden sind, so vermerken Sie das bitte in dem Eintrag zum Mitglied. Öffnen Sie den Datensatz, wechseln Sie auf die Registerkarte Organisation und geben Sie das Zugehörigkeits-Ende und den Zugehörigkeits-Ende-Grund ein. Speichern Sie anschließend die durchgeführte Änderung.
Hat das Mitglied lediglich den Club gewechselt, verfahren Sie entsprechend dieser Beschreibung.
Sollten Sie Mitglieder in der Liste vermissen, so müssen Sie diese nachtragen. Mitglieder, die von einem anderen Club zu Ihnen gewechselt sind, sollten Sie gesondert behandeln. Es wird dringend empfohlen, sich mit dem Sekretär des abgebenden Clubs kurzzuschließen und sich über das Wechseldatum zu verständigen. Der Austritt des Mitglieds im abgebenden Club sollte genau einen Tag vor dem Eintritt in den neuen Club vorgenommen werden.
Hinweis: Liegt der Zeitpunkt über 30 Tage in der Vergangenheit, so erstellen Sie bitte ein Ticket an den Service Desk, mit der Bitte den Clubwechsel zu einem, mit dem abgebenden Club vereinbarten Termin, durchzuführen.
Mitglieder, die noch nicht in einem anderen Rotary Club waren, können normal als Aktivmitglied eingetragen werden. Das gilt auch für ehemalige Mitglieder von Rotaract.
Im Zuge der Datenübernahme konnte — aufgrund einer anderen Datenstruktur in RO.CAS alt oder auch fehlerhafter Eingaben — die Clubhistorie der einzelnen Personen möglicherweise nicht korrekt übernommen werden. Prüfen Sie bitte in den Personendaten in der Registerkarte Rotary, ob die Zugehörigkeiten korrekt wiedergegeben werden. Sollten Sie feststellen, dass die Clubhistorie einer Person nicht korrekt eingetragen wurde, erstellen Sie bitte eine Liste der erforderlichen Änderungen mit Ein- und Austrittsdaten sowie Clubname des Mitglieds und senden Sie diese an das Service-Team des Verlags.
Hinweis: Nur wenn die Daten von Ein- und Austritt dem Service-Team korrekt vorliegen, kann die Eintragung zügig erfolgen.