 | https://digital.rotary.de/ro.cas/distrikte/distrikttermin_anlegen.html |
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Distrikttermine weichen in der Anlage von den Terminen in den Clubs in einigen Punkten ab. Wir erläutern hier, welche Besonderheiten Sie hier beachten müssen.
Als Beispiel haben wir uns eine Distriktversammlung ausgewählt, weil diese mit den umfangsreichsen Abweichungen aufwarten kann.
Beginnen Sie mit der Grundanlage eines Termins.
Abbildung 1: Grundanlage eines Distrikttermins
Die Grundanlage eines Distrikttermins unterscheidet sich von einem Clubtermin zunächst nicht. Erst wenn der Grundeintrag gespeichert wurde, ergänzt das Programm einige wichtige Felder.
Abbildung 2: Gespeicherter Distrikttermin
Zunächst fällt auf, dass neben der Protokollierung und dem Vorsitz eine weitere Person in der Maske erfasst werden kann. Hier ist der Platz für den Organisator der Veranstaltung. Darunter befinden sich weitere Einstellungen, die die Arbeit des Organisators erleichtern sollen.
Es ist möglich, das Programm anzuweisen eine E-Mail an den Organisator zu senden, wenn sich eine Person zu der Veranstaltung (Termin) anmeldet.
Dazu altivieren Sie den Schalter Anmeldung an Organisator senden und wählen dazu die entsprechende E-Mail-Adresse aus oder geben diese ein.
Hinweis: Sie haben die Möglichkeit eine E-Mail-Adresse zu erfassen, die ausschließlich für die Veranstaltung gilt.
Abbildung 3: Vollständige Einladung zur Distriktveranstaltung
Beachten Sie bitte in der Abbildung 3, dass die Anmeldung bis zum Termin 17.02.2021 begrenzt ist, also zwei Tage vor der Veranstaltung.
Im weiteren Verlauf können Sie die einzelnen Programmpunkte erfassen. Diese dienen dazu, festzustellen welche Präferenzen die Teilnehmer haben.
Öffen Sie hierzu die Registerkarte Programmpunkte.
Abbildung 4: Beispielhafte Programmpunkte zur Auswahl durch den sich anmeldenden Teilnehmer
Derzeit lassen sich die Anmeldungen ausschießlich in RO.CAS erfassen. In der RO.App ist das noch nicht möglich.
Die Teilnehmer werdfen in der Registerkarte Teilnahme aufgelistet. Hierbei werden die angemeldeten Personen in der Liste rotarische Teilnehmer und Gäste angezeigt. Die Teilnehmerliste im CSV-Format läßt sich herunterlagen.