 | https://digital.rotary.de/ro.cas/personen/eintritt_einer_person.html?m=1762343532 |
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Vor der Aufnahme eines neuen Mitgliedes sollten Sie zunächst die persönlichen Daten erfragen. Als Hilfestellung stellen wir hier ein Formblatt zur Verfügung, welches ausgefüllt werden kann. Ein Formblatt finden Sie hier!
Öffnen Sie zunächst die Personenverwaltung. Klicken Sie hierzu auf das Menü Personen und anschließend auf 
Neu.
Abbildung 1: Erfassung einer Person
Beginnen Sie nun mit der Eingabe der Personendaten. Sobald Sie den Nachnamen in das entsprechende Feld eingetragen haben, wird das Programm in den Daten nachschlagen, um festzustellen, ob die Person möglicherweise früher bereits im System erfasst wurde.
Die folgende Abbildung zeigt die Reaktion des Programms, wenn dies der Fall ist. Dann ist es ausreichend, auf die Person im Bereich Übereinstimmung zu klicken, um die Personendaten in den Club zu übernehmen.
Abbildung 2: Das Programm zeigt Übereinstimmungen an
Befindet sich die Person bereits im System, erhalten Sie einen Hinweis unterhalb der Eingabe. Details werden dann unten rechts im Bereich Sucherergebnis angezeigt.
Achten Sie bitte auf das Geburtsdatum. Stimmt es überein, brechen Sie den Vorgang an dieser Stelle ab. Das Programm würde die Neuanlage nicht zulassen.
Prüfen Sie, ob die Person mit gleichem Namen und übereinstimmenden Geburtsdatum tatsächlich ein zweites Mal existiert. Eine Übernahme wird durch die Software nicht zugelassen. Wenden Sie sich bitte an den DICO Ihres Distrikts. Klicken Sie hierzu auf das 
Kamera-Symbol. Schildern Sie den Fall in dem dafür vorgesehenen Feld und senden die Anfrage durch Klick auf das Symbol 
an den DICO Ihres Distrikts.
Hinweis: Das System kennt Ihren Distrikt und richtet die Anfrage an Ihren DICO.
Zunächst füllen Sie die Felder gemäß der Beschriftung aus. Es gibt unterschiedliche Personen-Arten in dem Programm. Der wesentliche Unterschied liegt in der Anzahl der Pflichtfelder für die Eingabe.
Hinweis: Die Pflichtfelder sind jeweils mit einem * Stern gekennzeichnet
Abbildung 3: Erfassung eines Aktivmitglieds mit Basisdaten
Die vier Personen-Arten sind: Aktivmitglied, Ehrenmitglied, Partner und Sonstige. Je nach Personen-Art sind unterschiedliche Felder Pflichtfelder, das bedeutet, dass unterschiedliche Felder gefüllt werden müssen, um die Person in den Club aufzunehmen.
Nun kommt es immer wieder vor, dass die Daten bei der Anlage der Person noch nicht vorliegen. Das Programm trägt dem Rechnung, indem Sie die Daten bereits an dieser Stelle speichern können und zu einem späteren Zeitpunkt die fehlenden Daten erfassen können.
Hinweis: Dir Übernahme in den Club kann erst erfolgen, wenn alle erforderlichen Daten eingetragen und validiert wurden.
Abbildung 4: Datensatz nach dem Speichern der E-Mail-Adresse
Sobald Sie die Personendaten speichern, schickt das Programm automatisch eine E-Mail an die Person, mit der Bitte, die E-Mail-Adresse zu bestätigen.
Die Person wird aufgefordert, den Erhalt der E-Mail zu bestätigen. Damit wird sichergestellt, dass die E-Mail bei der Person angekommen ist und damit sichergestellt ist, dass die E-Mail korrekt ist.
Hinweis: Klickt der Empfänger der E-Mail nicht auf den Knopf, wird die E-Mail-Adresse nicht verifiziert und der Datensatz kann nicht übernommen werden.
Liegen Ihnen weitere Informationen vor, dann füllen Sie die entsprechenden Felder aus. Die Adressdaten werden mit einer Datenbank abgeglichen und können nur übernommen werden, wenn die Datenbank die Adresse als korrekt akzeptiert. Dieser Validierungsvorgang ist obligatorisch.
Abbildung 5: Eingabe des Straßennamens zeigt die Adresse an
Mit der Eingabe des Straßennamens wird nach Übereinstimmungen des Straßennamens* gesucht und als Ergebnis vorgeschlagen. Wird die richtige Anschrift gefunden, dann klicken Sie auf das korrekte Ergebnis.
Wichtig: Die Straße muss immer ausgeschrieben werden. Schreiben Sie Hauptstraße und nicht Hauptstr.
Die Adresse wird dann automatisch übernommen und in die korrekten Felder eingetragen.
Hinweis: Die Adresssuche ist für Deutschland und alle angrenzenden Staaten freigeschaltet.
Es handelt sich immer um die private Anschrift der Person.
* Als Datenbasis verwenden wir die Daten des Lieferanten HERE Global B.V Eindhoven https://here.com. Dabei verbindet sich RO.CAS direkt mit dem Anbieter und liest sekundenaktuelle die Daten.
Abb.: 6 Erfassten Daten einer Person, die vollständig validiert wurden.
Nach der Datenschutzgrundverordnung darf Ihr Club die Daten von Personen nur mit deren Genehmigung speichern. Hierzu senden Sie der Person eine E-Mail. In dieser wird die Person gefragt, ob Sie mit der Speicherung ihrer Personendaten einverstanden ist.
Mit der Anfrage um Genehmigung wird der Person ein Datenblatt zugesendet, welches die Daten der Person im System enthält. Damit kann die Person also prüfen, welche Daten über ihn gespeichert werden.
Klicken Sie hierzu auf den Knopf Genehmigung zur Datenverarbeitung durch E-Mail anfragen.
Das Programm zeigt Ihnen an, zu welchem Datum die Bestätigungs-E-Mail gesendet wurde.
Abb.: 7 E-Mail mit der Bitte um Bestätigung zur Erlaubnis der Datenverarbeitung
Das Mitglied muss nun entscheiden, ob es dem Club die Erlaubnis erteilt, die Daten zu verarbeiten. Wird diese Erlaubnis nicht gegeben, ist der Club verpflichtet, die Daten wieder zu löschen.
Die Person kann dann nicht in der Datenbank verbleiben. Die Person kann dann logischerweise auch kein rotarisches Mitglied werden.
Hinweis: Der E-Mail ist eine PDF-Datei angehängt, aus der die bisher gespeicherten Daten der Person hervorgehen, die derzeit erfasst wurden.
Abb.: 8 Die Person hat der Speicherung der Daten zugestimmt (Datum; Uhrzeit; Name)
Nun ist der Zeitpunkt gekommen, die Person vollständig in die Clubdaten zu übernehmen.
Die E-Mail-Adresse wurde validiert, die Postanschrift wurde validiert und freigegeben, die Genehmigung zur Verarbeitung der persönlichen Daten wurde durch die Person erteilt.
Klicken Sie jetzt auf den Knopf Person übernehmen.
Damit wird die Person in die Datenbank übernommen. Mitglieder werden zu Aktivmitgliedern. Damit werden Sie bei Rotary International angemeldet, dem Verlag wird die Anschrift für die Übersendung des Rotary Magazins übertragen und Rotary Gemeindienst Deutschland erhält die Anschrift, um ggf. eine Spendenquittung auszustellen.
Hinweis: Die Rolle Mitglied wird automatisch als Rolle zugewiesen.
Der Aufnahmevorgang ist jetzt abgeschlossen.