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Die Personenverwaltung fasst die Verarbeitung der Personendaten in einem Bereich zusammen. Hierzu gehören die aktiven Mitglieder (Aktivmitglieder), die Ehrenmitglieder, die Partner (so sie denn gespeichert werden) und die sogenannten sonstigen Personen (Sonstige), im Folgenden Personen-Art genannt.
WICHTIG: Es darf für eine Person immer nur einen Datensatz geben, auch wenn sich die Personen-Art ändert.
Die Personen-Art definiert unter anderem die Anforderungen an die Daten, die gespeichert werden. Ein aktives Mitglied benötigt mehr Informationen als ein Partner. Die Anforderungen sind in der Software festgelegt.
Das System unterscheidet zwei Zustände von Personendaten. Die Personen, welche bereits im Club aufgenommen wurden. Diese finden Sie in der Registerkarte Zugehörigkeit und die Personen, die sich noch im Aufnahmeprozess befinden (Registerkarte Aufnahme).
In der Registerkarte Zugehörigkeiten finden Sie alle Personen, die in dem Club angelegt wurden. Das sind alle aktiven Zugehörigkeiten und die ehemaligen Zugehörigkeiten. Die Auswahl, welche Daten angezeigt werden, treffen Sie in dem ersten Listenfeld Zugehörigkeiten.
Im Feld Personen-Art treffen Sie die Auswahl, welche Personen-Art angezeigt werden sollen. Ist hier keine Einschränkung eingetragen, werden alle durch den Club verwalteten Personendaten angezeigt.
Abbildung 1: Personenverwaltung, Registerkarte Zugehörigkeiten
Der Bereich Aufnahme ist den Personen vorbehalten, die sich noch im Aufnahmeprozess oder im Clubwechselprozess befinden.
Abb.2: Neuaufnahmen in den Club, Registerkarte Aufnahme
Mit der Zweiteilung der Verwaltung können Sie die Vorgänge besser steuern. Personen, die noch im Aufnahmeprozess sind, müssen nicht als sonstige Person angelegt werden, um dann anschließend in ein Aktivmitglied geändert zu werden.
Die können bereits am Clubleben teilnehmen und Berichte bzw. Einladungen empfangen.
Ein Zugriff auf die Mitgliederdaten kann ihnen aber nicht gewährt werden. Das widerspricht der Datenschutzgrundverordnung.
einem Aufnahmekandidat E-Mails senden?
ein Mitglied eintreten lassen?
ein Mitglied austreten lassen?
ein Mitglied einem anderen Club zuordnen (Clubwechsel)?