E-Mail erstellen und versenden

E-Mails werden in dem Menü Kommunikation erstellt. Sollte das Menü bei Ihnen hellgrau erscheinen, dann fehlt Ihnen die Berechtigung, in Ihrem Club E-Mails über RO.CAS zu verschicken.

Um eine E-Mail zu erstellen, öffnen Sie das Menü und klicken Sie auf den Stift . Klicken Sie anschließend in der Kopfzeile des Bereichs auf das -Zeichen.

Abbildung 1: Ansicht eines leeren E-Mail-Fensters

Die Erstellung einer E-Mail ist in RO.CAS in drei Registerkarten aufgeteilt. Arbeiten Sie jede der Masken von links nach rechts ab und verschicken Sie anschließend die E-Mail.

Beginnen Sie mit der ersten und wählen Sie Komm. Kanal. Der Empfänger der E-Mail sind Sie zunächst selbst, denn Ihnen wird die Kopie der E-Mail zugeschickt. Sie können weitere Empfänger aus dem Club direkt eintragen, indem Sie den Namen des Mitglieds in das An/Empfänger-Feld tippen. Das Programm wird Ihnen die Liste der Mitglieder anzeigen, für die es Übereinstimmungen mit Ihrer Eingabe gibt. Ist der Gesuchte dabei, können Sie diesen mit der Maus direkt anklicken und damit auswählen.

Abbildung 2: E-Mail mit manuell ausgewählten Mitgliedern des Clubs

In der Abbildung 2 ist zu sehen, dass zwei Personen als Empfänger und zwei Personen mit "CC", also als "Carbon Copy", sprich in Kopie als zusätzliche Empfänger angeschrieben werden. Das Feld "BCC" (in Kopie, aber nicht sichtbarer Empfänger) ist jedoch leer. Für dieses Feld werden die Empfänger auf der folgenden Registerkarte ausgewählt.

Hinweis: Manuell angelegte Empfängerlisten können Sie direkt in dem Feld auswählen.

Erfassen Sie nun den Text der E-Mail. Das Programm gibt Ihnen die Möglichkeit, der E-Mail ein Bild hinzuzufügen. Details lesen sie bitte hier. Die Funktionsweise wird anhand eines Bildes im Wochenbericht erläutert, gilt aber auch für die E-Mail selbst.

Es ist wichtig zu wissen, dass Sie die E-Mail nicht mit Bildern überfrachten. Beim Versand hat die E-Mail eine Begrenzung von 10 MB. Diese Grenze können Sie aber nicht ausschließlich mit Bildern füllen. Der Text und die Versandinformationen benötigen auch Speicherplatz. Hinzu kommt, dass beim Erstellen der E-Mail diese Daten erst noch erzeugt werden und sich die E-Mail damit um 30 Prozent vergrößert. Achten Sie also darauf, dass Sie maximal 7 MB für Bilder und Anhänge verwenden.

Abbildung 3: Auswahl der Empfänger zur Übernahme in das Empfängerfeld

Die Auswahl der Empfänger kann in der Registerkarte individuell erfolgen. Neben automatischen Empfängerlisten stehen individuelle Empfängerlisten zur Verfügung.

Wenn Sie den Wochenbericht versenden möchten, wählen Sie die Berichtsempfänger und die Partnerorganisationen aus. Die Partnerorganisationen beinhalten insbesondere die Nachbarclubs.

Hinweis: Für die Individuellen Ämter müssen Sie manuell eine E-Mail-Gruppe anlegen. Information hier.

Aus dem Bereich Empfänger einzeln können einzelne Mitglieder oder Partner für den Versand ausgewählt werden. Im letzten Bereich weiter unten können die Ämter als Empfänger gewählt werden.

Hinweis: Sollte eine E-Mail-Adresse aufgrund von Mehrfachauswahl doppelt sein, so filtert das System diese aus und verschickt die E-Mail nur einmal je Empfänger.

Sobald Sie die Auswahl der Empfänger abgeschlossen haben, wechseln Sie auf die dritte Registerkarte Vorschau + Senden.

Abbildung 4: Anzeige der E-Mail-Empfänger vor dem Versand

Das Programm zeigt Ihnen auf der dritten Registerkarte die Empfänger der E-Mail übersichtlich an.

Hinweis: Wenn die Liste länger ist, können Sie mit dem Schieber den unteren Teil der Liste sichtbar machen.

Prüfen Sie nun die Liste auf Vollständigkeit.

Wichtig: Fehlt bei einem Namen die E-Mail-Adresse, dann ist die Mail-Adresse bei den Informationen zur Person falsch eingestellt.

Ist die Liste der Empfänger vollständig, dann klicken Sie auf den Papierflieger in der oberen rechten Ecke, um die E-Mail zu versenden.

Beachten Sie bitte, dass die E-Mails aus RO.CAS mit der Absende-Adresse noreply-rocas@rotary-bna.de verschickt werden. Der Grund liegt darin, dass es sich um einen E-Mail-Server handelt, der für den Versand der E-Mails zuständig ist. Der E-Mail-Server kann keine Antworten auf ihre abgeschickten E-Mails verarbeiten.

Sollten Sie dem Absender eine Antwort schicken wollen, verwenden Sie bitte die Antwort-Funktion in Ihrem E-Mail-Programm. Die Adresse des abschickenden Anwenders wird in der E-Mail mitgeschickt. Mit dem Klick auf den Antwort-Knopf Ihres E-Mail Programms wird die E-Mail-Adresse des absendenden Anwenders verwendet, um die Antwort zu adressieren.

Hinweis: Die Domain rotary-bna.de kennzeichnet den E-Mail-Server in Bad Neuenahr (bna) des Rotary Verlags.

Wie kann ich ...

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