Administration

Externe Sekretariate anlegen

Die externen Sekretariate in den Clubs sind unverzichtbarer Bestandteil der rotarischen Gemeinschaft. Damit die externen Sekretariate richtig arbeiten können, ist die Anlage einer Person nötig, die das Sekretariat übernimmt. Dazu ist es erforderlich, eine sonstige Person anzulegen. Dabei handelt es sich um einen Personendatensatz, der nicht Aktivmitglied, Ehrenmitglied oder Partner eines Aktivmitglieds ist.

Person als "Sonstige Person" anlegen

Öffnen Sie den Bereich Personen. Klicken Sie auf das -Stiftsymbol und anschließend auf das -Symbol, um einen neuen Datensatz hinzuzufügen.

Geben Sie zunächst den Nachnamen ein. Das Programm listet Ihnen nun in der Spalte "Übereinstimmungen" Personen auf, deren Nachnamen mit Ihrer Angabe übereinstimmt.

Ist eine Übereinstimmung vorhanden, können Sie die Eingrenzung erweitern, indem Sie den Vornamen in der Spalte ergänzen. Findet sich eine Übereinstimmung in der rechten Spalte, können Sie den Namen übernehmen. Klicken Sie hierzu auf den Eintrag in der rechten Spalte.

Wählen Sie jetzt die Anrede und legen Sie den Zugehörigkeits-Typ fest. Anschließend legen Sie noch fest, ab wann Ihr Eintrag gelten soll. Speichern Sie zum Schluss den Datensatz, indem Sie auf das -Diskettensymbol klicken.

E-Mail-Adresse der Person einrichten

Im Eintrag für die neue Person müssen die Einstellungen für die E-Mail-Adresse eingerichtet werden, damit sowohl der Login, als auch der Versand und Empfang von E-Mails gesichert ist.

Öffnen Sie die Registerkarte, klicken Sie auf das -Stiftsymbol.

Klicken Sie auf das -Symbol und geben Sie die berufliche E-Mail-Adresse des externen Sekretariats an. Speichern Sie die Änderung, öffnen Sie erneut den Datensatz über das Stiftsymbol und wählen Sie als Versandadresse ebenfalls die berufliche E-Mail-Adresse aus. Speichern Sie bitte erneut durch Klicken auf das -Diskettensymbol.

Hinweis zu den E-Mail-Adressen:
Beim Versand von E-Mails kann eine Person alle hier eingegebenen E-Mail-Adressen als Absender-E-Mail-Adresse nutzen. Daher kann es sinnvoll sein, an dieser Stelle alle in Frage kommenden E-Mail-Adressen für diese Person zu speichern.

Anlage des externen Sekretariats als externes Amt

Die Anlage eines externen Sekretariats als externes Amt erfordert zunächst die Anlage des externen Amtes und anschließend die Zuweisung der Person.

Zur Anlage des externen Sekretariats klicken Sie in dem Bereich Einstellungen auf die Registerkarte Ämter. Klicken Sie nach dem Stiftsymbol auf das Pluszeichen im Bereich Externe Ämter. Legen Sie hier das "Externe Sekretariat" an. Wählen Sie als Amts-Typ Clubverwaltung und die Rolle Externes Sekretariat. Bitte vergessen Sie nicht, den Schalter "Sekretär" auf "Ja" zu setzen. Einen Zeitraum müssen Sie nicht hinterlegen.

Hinweis: Wenn Sie den Schalter nicht aktivieren, kann der Distrikt das externe Sekretariat nicht adressieren!

"Externes Sekretariat" der Person zuordnen

Öffnen Sie nun im Bereich Organisation die Registerkarte Ämter und ordnen Sie dem externen Sekretariat die Person zu, die Sie zuvor als sonstige Person angelegt haben. Sie können hier auch den Zeitraum eingeben, ab wann das Amt besetzt ist und tragen das Ende des rotarischen Jahres ein, welches Sie gerade bearbeiten.

Damit ist die Einrichtung des externen Sekretariats abgeschlossen.

Hinweis: Mit der Anlage des externen Sekretariats als externes Amt wird die Person und die E-Mail-Adresse des externen Sekretariats auf dem Protokoll hinterlegt.

Prüfen Sie in den Einstellungen der Organisation bitte auch, ob das externe Sekretariat im MGV gezeigt werden soll. Sie können diese Einstellung im Bereich Organisation in der Registerkarte Organisation vornehmen. Dort befindet sich der Schalter Externes Sekretariat im MGV veröffentlichen. Dann wird die Anschrift der Person veröffentlicht, der das Amt des Externen Sekretariats zugeordnet ist.

Hinweis: Es wird immer der erste Adresseintrag verwendet, wenn mehrere Adressen bei der Person hinterlegt sind.